Kegiatan-kegiatan

1. Setiap minimal 1 tahun 2 kali menyelenggarakan internal audit, dengan audit yang dilakukan adalah :

a. Audit Mutu Produk/ pelayanan Berdasar atas karakteristik
b. Audit Mutu Proses Berdasar atas indicator kinerja kunci
c. Audit Mutu S1ystem Berdasar pada elemen-elemen dari sistem

Dari tahun 2011 sampai dengan 2018 ini STP Trisakti telah melakukan proses internal audit sebanyak 10 kali, dengan audit ke 4 dstnya telah melakukan analisa hasil audit berdasarkan standar yang ditetapkan oleh annex 2 IWA2 – 2007, dengan standar penilaian terhadap :

  • Quality Management System/ Sistem Manajemen Mutu (terdiri dari 9 indikator)
  • Quality Policy in The Educational Organization/ Kebijakan Mutu di Organisasi Pendidikan (terdiri dari 8 indikator)
  • Education Resources Management/ Manajemen Sumber Daya Pendidikan (terdiri dari 7 indikator)
  • Realization of The Educational Services/ Realisasi Pelayanan Pendidikan (terdiri dari 19 indikator)
  • Measurement, Analysis and Improvement/ Pengukuran, Analisis dan Perbaikan (terdiri dari 9 indikator)

 

2. Sosialisasi ISO, IWA2, SOP kepada seluruh sivitas akademika dan mahasiswa

3. Proses laporan ketidaksesuaian melalui mekanisme yang sudah ditetapkan (SOP dan flowchart terlampir). Laporan ketidaksesuaian dipusatkan di SPMI dan di masing-masing unit kerja diberlakukan log book untuk mencatat keluhan, ketidaksesuaian dari stake holder, dan harus ada proses tindakan koreksi, tindakan pencegahan.

Audit 2013

Photo-photo kegiatan Pembukaan dan Penutupan Eksternal Audit ke – 5 Bulan Oktober 2013

Penilaian untuk manajemen mutu pada Audit ke – 5 Bulan Oktober 2013 sebagai berikut :
Keterangan : LK adalah laporan ketidasesuaian yang ditemukan selama audit

Pelatihan Quality Management System 2016

Pelatihan Quality management system based on ISO 9001:2015 to increase the accreditation, rank of higher education pada tanggal 28-30 April 2016 diikuti 26 dosen STP Trisakti

Workshop Risk Management 2017

Diawali dengan kerjasama antara unit pengawas internal (UPI/ Dr. Rachmat Ingkadijaya) dan Satuan Penjaminan Mutu Internal (SPMI/Lestari Ningrum.,MSi.Par), menyelenggarakan sosialisasi penerapan manajemen risiko pada bulan Agustus 2017, STP Trisakti mencoba memperkenalkan konsep risk management dalam mendukung terciptanya manajemen mutu dalam operasional pengajaran dan pendukungnya. Ketika merencanakan sistem manajemen mutu, organisasi harus mempertimbangkan isu yang dimaksud pada klausul 4.1. ISO 9001:2001 (memahami organisasi dan konteksnya) dan persyaratan yang dimaksud pada klausul 4.2 (memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan) dan menentukan risiko dan peluang yang perlu ditujukan untuk:

  1. Memberikan kepastian bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan;
  2. Meningkatkan pengaruh yang diinginkan;
  3. Mencegah, atau mengurangi, pengaruh yang tidak diinginkan;
  4. Mencapai peningkatan.

Risiko adalah segala peristiwa yang memiliki kemungkinan akan terjadi (likelihood) dan dapat berdampak (impact) negatif pada sasaran STPT. Oleh karena itu, dalam tahap berikutnya dengan mengundang DECRA diadakan workshop pada tanggal 16 – 22 September 2017 untuk lebih memperdalam pemahaman tentang manajemen risiko.

Hasil pemahaman dari workshop diimplementasikan dalam bentuk pembuatan dalam bentuk worksheet dengan pembahasan dari segi : Issue, kategori, dampak, kemungkinan, level risiko dan tindakan, serta risk register dari masing-masing unit. Terimakasih kepada unit kerja Bidang 1 (prodi), BAAK, Puslit, Prakerin, SPMI dan Marketing yang telah mengirimkan worksheetnya dan telah di bahas dan dilakukan review serta feed back oleh tim register yang ditunjuk berdasarkan surat tugas no. 063/STPT/ST/IX/2017 tentang tim reviewer verifikasi hasil penentuan risiko unit kerja STP Trisakti. Terimakasih kepada para dosen sebagai anggota tim reviewer risk manajemen atas dedikasi pemikiran, ide dan waktunya. Semoga bermanfaat untuk kejayaan STP Trisakti.

Workshop Standar PPEPP 2017

Pembuatan draft 4 buku Standar Nasional Perguruan Tinggi STP Trisakti telah dimulai dari tahun 2015 sehubungan dengan diterbitkannya Permenristekdikti nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. SPMI telah membuatkan draft 24 standar yang dipersyaratkan dan sudah di berikan kepada para pejabat struktural sampai ke Senat Akademik. Namun terhenti di tahun 2015-2016, karena ada penggantian Permen pada tahun 2015, yaitu nomor 44 Tahun 2015. Dengan diberlakukannya nomor 62 tahun 2016, setiap Perguruan Tinggi wajib melaporkan ke – 4 buku standar yang dimiliki di akhir tahun 2017.

Pada tanggal 25 dan 26 Oktober 2017 dan 8 November 2017 telah diselenggarakan workshop PPEPP yang membahas draft standar dari SPMI. PPEPP adalah singkatan dari penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan dari Standar Nasional.
Pada bulan Desember 2017, 4 buku telah selesai dan telah di setujui dan ditandatangani oleh Ketua Yayasan Trisakti, dan pada tanggal 22 Desember 2017, telah didaftarkan online melalui http://belmawa.ristekdikti.go.id/, direktorat penjaminan mutu.

Workshop ISO 21001:2018 dan Pelaksanaan Internal Audit ke-10 , 4-5 Oktober 2018

Workshop ISO 21001:2018 dan pelaksanaan Internal Audit ke-10 Tahun Akademik 2018-2019 dilaksanakan pada 4-5 oktober 2018 dan di ikuti oleh 16 dosen. Sebagai narasumber dalam Pelatihan & Workshop ISO 21001:2018 dari PT. Decra Group sebagai narasumber adalah Bapak Ir. Solichin A. Darmawan, M.Bis.

Dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal, Pusat Penjaminan Mutu STP Trisakti menggunakan standar kriteria antara lain :

  • Kriteria BAN-PT
  • Standar UNWTO TedQual
  • Standar ISO 21001:2018

Pelaksanaan Audit Mutu Internal bertujuan untuk memastikan implementasi sistem manajemen sesuai dengan sasaran, mengidentifikasikan peluang perbaikan, mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu, memastikan sistem manajemen memenuhi standar.

Apabila ada pada unit kerja/auditee terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang telah ditetapkan, maka dilakukan tindakan koreksi sesuai dengan kesepakatan antara auditor dan auditee. Selanjutnya Pusat Penjaminan Mutu mebuat rekapitulasi temuan, Auditor dan Auditee menyepakati rencana penyelesaian temuan. Kepala P2M membuat Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan laporan tertulis kepada Ketua STP Trisakti.

Pelaksanaan Internal Audit ke-11 Tahun 2019

Internal Audit merupakan kegiatan rutin yang dilaksanakan Pusat Penjaminan Mutu Sekolah Tinggi Pariwisata Trisakti setiap 6 bulan sekali. Hasil kerja Internal Audit sangat bermanfaat bagi pimpinan dan Unit kerja untuk meningkatkan kinerja perguruan tinggi secara keseluruhan. Internal Audit ke-11 telah di laksanakan dengan agenda sebagai berikut :

  1. Opening meeting dilaksanakan pada tanggal 23 Juli 2019
  2. Pelaksanaan Internal Audit pada 23 Juli sampai 30 Juli 2019
  3. Tutup Temuan Internal Audit pada tanggal 26 Agustus 2019
  4. Closing meeting pada tanggal 13 September 2019.

Internal Audit ke 11 dilaksanakan kepada 20 Unit kerja sebagai auditee dengan mengacu pada:

  1. 9 Kriteria BAN-PT
  2. 11 Standar ISO 21001:2018
  3. 5 Standar Internasional dari UNWTO TedQual.

Dari hasil Internal Audit yang telah dilaksanakan, terdapat 15 unit kerja yang mendapatkan apresiasi dikarenakan tidak ada temuan, yaitu: Keuangan, P2M, P3M, PBK, JAS, Kerjasama dan Alumni, Pemasaran, Perpustakaan, Perkuliahan, SDM, Umum, Kemahasiswaan, Data dan Informasi, Humas dan Sekretariat, Kamtipus. Namun terdapat 5 unit kerja yang masih didapatkan temuan dan harus menutup temuan berdasarkan kesepakatan pada saat dilaksanakan tutup temuan.

Pelatihan dan Workshop Risk Management, 6-8 Agustus 2019

Pengelolaan Resiko (Risk Management) merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam kelangsungan suatu perguruan tinggi. Oleh karena itu pemahaman terhadap konsep risiko secara menyeluruh merupakan keharusan bagi pengambil keputusan dan personil pelaksana dalam perguruan tinggi. Melihat begitu besarnya peran Risks Management dalam berbagai proses enterprise serta proses procurement management, maka pengelolaan risiko (Risk Management) harus dilakukan dengan metodologi yang tepat oleh para pelaku yang biasanya adalah pengambil keputusan perguruan tinggi. Diharapkan dengan meminimalis resiko-resiko yang ada, dimana penjaminan mutu merupakan bentuk tanggung jawab institusi pendidikan tinggi kepada public (stakeholders). Keputusan   stakeholders melalui layanan prima dan pencapaian vivi menjadi prioritas sistem penjaminan mutu.

Pelatihan dan Workshop Risk management ini bekerjasama dengan Tim Decra sebagai Narasumber ini. Kegiatan yang diselenggarakan pada tanggal 6,7, dan 8 Agustus 2019 ini bertujuan untuk:

  1. Meningkatkan pemahaman dari keutuhan tiga risiko utama secara tepat
  2. Memperbarui informasi sebagai penyebab dan dampak yang dapat di timbulkan dari risiko operasional
  3. Mampu membuat kebijakan yang tepat untuk meminimalisir dan memitigasi risiko yang akan terjadi

Audit UNWTO TedQual, 14-17 Oktober 2019

Sesuai arahan pemerintah untuk mendorong Perguruan Tinggi meraih Akreditasi Internasional melalui peningkatan budaya mutu dan daya saing bangsa, Sekolah Tinggi Pariwisata Trisakti  telah melakukan persiapan uji kelayakan mutu pendidikan agar sesuai dengan apa yang menjadi standar mutu pariwisata dunia.

Pada tanggal 14 – 17 Oktober 2019, Program Studi Diploma Empat Perhotelan dan Program Studi Diploma Empat Usaha Perjalanan Wisata Sekolah Tinggi Pariwisata Trisakti mendapat kesempatan untuk dapat dilakukan In-Situ Akreditasi Internasional TedQual dari The World Tourism Organization (UNWTO). Proses pelaksaaan in-situ Akreditasi Internasional Sekolah Tinggi Pariwisata Trisakti dilakukan oleh Prof. Fabiola Sfodera dari Roma, Italy.

Terdapat 5 kriteria yang di analisis yaitu:

  1. Employers
  2. Student
  3. Curriculum
  4. Faculty
  5. Management

Kegiatan audit ini merupakan bentuk komitmen, dan konsisten dari seluruh elemen untuk menitikberatkan pentingnya implementasi 10 Prinsip dalam Global Code of Ethics for Tourism.

Hasil In-Situ Akreditasi Internasional ini berupa sertifikasi yang akan diberikan dalam kurun waktu 3 bulan s.d. 6 bulan setelah di audit tim UNWTO TedQual.

Sosialisasi Tugas Auditor, 16 Januari 2020

Audit Internal adalah suatu fungsi penilaian independen yang dibuat dalam suatu organisasi dengan tujuan menguji dan mengevaluasi berbagai kegiatan yang dilaksanakan organisasi. Tujuan audit internal adalah untuk membantu manajemen organisasi dalam memberikan pertanggungjawaban yang efektif.

Auditor adalah salah satu unsur penting yang terlibat dalam Audit Internal. Untuk meningkatkan kinerja Auditor Internal  Sekolah Tinggi Pariwisata Trisakti, Pusat Penjaminan Mutu menyelenggarakan Sosialisasi Tugas Auditor. Kegiatan tersebut diselenggarakan pada tanggal 16 Januari 2020 dengan mengundang Bapak Agus Arijanto,SE., MM dari Universitas Mercubuana sebagai narasumber.

Kunjungan Poltekpar Palembang, 10 Maret 2020

Selasa, 10 Maret 2020 Pusat Penjaminan Mutu Sekolah Tinggi Pariwisata Trisakti menjadi Rujukan bagi Politeknik Pariwisata Palembang. Benchmarking ini dihadiri oleh Bapak Pelliyezer Karo Karo,ST,MM.Par.,CHE selaku Perwakilan dari Politeknik Pariwisata Palembang dan Pejabat Eselon 1 STP Trisakti. Diskusi dimulai dari pengenalan SPMI, Garis Besar Proses SPMI, Audit Mutu Internal, sistem PPEPP yang telah diterapkan, hingga sistem pendokumentasian data SPMI yang dipaparkan oleh Ibu Ir.Anita Swantari,MM selaku Kepala Pusat Penjaminan Mutu, dilanjutkan dengan pengenalan kampus STP Trisakti dan kunjungan ke ruang kerja P2M.

Audit Mutu Internal Ke-12, 16 Maret 2020

Pelaksanaan Audit Mutu Internal bertujuan untuk memastikan implementasi sistem manajemen sesuai dengan sasaran, mengidentifikasikan peluang perbaikan, mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu, memastikan sistem manajemen memenuhi standar.

Audit Mutu Internal ke-12 diadakan setelah 5 unit kerja yang masih didapatkan temuan pada Audit Mutu Internal ke-11 telah menutup temuan.

Kondisi yang dirasakan pada saat Audit Mutu Intenal ke-12 ini berbeda dibanding dengan Audit Mutu Internal sebelumnya, mengingat dengan adanya Pandemi Covid-19 yang ada di dunia, dan kebijakan pemerintah tentang Peningkatan Kewaspadaan terhadap Resiko Penularan Infeksi Covid-19. Audit Mutu Internal Ke-12 dilakukan secara Daring untuk beberapa unit kerja. Dengan menjaga komunikasi melalui whatsapp dan zoom meeting serta mengupload dokumen pada google drive  membuat Audit Mutu Internal ke-12 tetap berjalan dengan lancar.

Hasil Audit Mutu Internal Ke-12 Dari 20 Unit kerja, terdapat 18 unit kerja yang tidak mempunyai temuan, yaitu : P2M, P3M, PBK, Keuangan, SDM, Umum, Kemahasiswaan, Perpustakaan, Kerjasama, Pemasaran ,JAS, Datin, Prodi S1, Prodi S2, Humas & Kesekretariatan, Kamtibpus, Perkuliahan, BAA. Kedua unit kerja yaitu Departmen UPW dan Departemen Perhotelan mempunyai satu temuan yang sama yaitu terkait “Jumlah Dosen yang memiliki Jabatan Guru Besar yang  bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi Program Studi”

BIMTEK AIPT, 30 Juli – 2 Desember 2020

STP Trisakti diundang dalam Program Bimbingan Teknis (Bimtek) Akreditasi Perguruan Tinggi kepada Perguruan Tinggi menuju Unggul yang diadakan oleh Direktorat Kelembagaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan disosialisasikan pada Kamis tanggal 30 Juli 2020 melalui daring.

Bimtek ini dilakukan beberapa tahap. Pada Tahap pertama yang dilaksanakan 4 Agustu 2020 dengan Prof Johannes sebagai Pendamping/Assesor.

Dilanjutkan dengan Bimtek Tahap 2 pada tanggal 28 Agustus 2020.

Bimtek Tahap Ke 3 pada tanggal 19 September 2020 dengan agenda pembahasan Review LKPT dan LED.

Kemudian Tahap 4 dengan agenda Simulasi Visitasi yang dihadiri oleh 3 Asesor BAN PT yaitu Prof.Johanes Hutabarat, Prof.Dr.Ing.Ir.Danu Ariono, DEA, dan Dr.Ir.Triyogi Yuwono.

Setelah melalui 4 tahap bimtek tersebut, STP Trisakti direkomendasikan untuk mengikuti proses menjadi Perguruan Tinggi Terakreditasi Unggul. Hal tersebut ditindaklanjuti melalui penguploadan dokumen LKPT dan LED untuk Re-akreditasi Perguruan Tinggi Unggul pada tanggal 28 Januari 2021.

Sosialisasi Manajemen Risiko Dan Persiapan Audit Mutu Internal, 15-16 Februari 2021

Sosialisai Manajemen Risiko dan Persiapan Audit Mutu Internal diselenggarakan oleh Pusat Penjaminan Mutu Sekolah Tinggi Pariwisata Trisakti selama 2 hari pada 15-16 Februari 2021. Acara yang dilaksanakan di ruang Auditorium dihadiri seluruh pejabat struktural dan auditor mutu internal.

Hari pertama (15/2) dilaksanakan Sosialisasi Manajemen Risiko yang bertujuan menghasilkan prosedur penanganan risiko dalam lingkungan STP Trisakti. Terdapat 3 sesi paparan materi yang disampaikan oleh 3 narasumber internal, yaitu:

  1. Sesi pertama paparan materi Prinsip Manajemen Risiko SNI ISO 31000 oleh Bapak Agus Riyadi,SST.,M.Sc.,CHIA selaku Kepala Departemen Perhotelan
  2. Sesi kedua paparan materi Kerangka Manajemen Risiko SNI ISO 31000 oleh Bapak Amrullah.M.Hum.,M.Si.Par selaku kepala departemen Usaha Perjalanan Wisata
  3. Sesi ketiga peparan materi Proses Manajemen Risiko SNI ISO 31000 oleh Ibu Dr. Myrza Rahmanita, M,Sc selaku Kepala Departemen Pariwisata

Selanjutnya dilakukan Praktek Mitigasi Risiko Operasional oleh para pejabat struktural.

Hari Kedua (16/2), dalam rangka Persiapan Audit Mutu Internal yang rutin dilakukan oleh Pusat Penjaminan Mutu dilakukan brainstorming yang terbagi dalam 3 sesi yaitu:

  1. Sesi pertama paparan tentang Memahami Audit Mutu Internal oleh Ibu Dr. Nurbaeti,MM selaku Wakil Ketua II dan Auditor Mutu Intenal
  2. Sesi kedua paparan tentang Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu oleh Bapak Surya Fajar Budiman.M.Par selaku Auditor Mutu Intenal
  3. Sesi ketiga adalah Persiapan Audit Mutu Intenal dimana Bapak Ir. Fachrul Husain Habibie menyampaikan hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam kegiatan Audit Mutu Intenal yang dijadwalkan pada 22 Februari s/d 5 Maret 2020 dengan periode kegiatan yang akan diaudit adalah Maret – Agustus 2020.

Semoga Audit Mutu Internal dapat berjalan dengan lancar dan bermanfaat dalam  mendukung manajemen mencapai tujuannya. (trd/db)

Audit Mutu Internal Ke-13, 22 Februari 2021-10 Maret 2021

STP Trisakti mengadakan serangkaian acara Audit Mutu Internal Ke-13 pada tanggal 22 Februari 2021 sampai dengan 10 Maret 2021.

Audit Mutu Internal Ke-13 ini P2M menampilakan prestasi nilai yang didapat masing-masing unit kerja berdasarkan penilaian dari masing-masing auditornya, secara keseluruhan rnencapai nilai 87% untuk 9 kriteria penilaian BAN-PT.  Berdasarkan  data tersebut  menyatakan  bahwa  unit-unit kerja  STP Trisakti  sudah mencapai kinerja :   mempunyai dokumen, sudah ada penetapan,  proses sudah berjalan, sudah dilakukan analisa terhadap pencapaiannya, sudah dilakukan pengendalian dan peningkatan.

Dari 23 Unit kerja yang di  audit, terdapat  19 unit kerja yang tidak mempunyai temuan, yaitu :    P2M, P3M, PBK, Keuangan, SDM, Umum, Kemahasiswaan, Perpustakaan, Kerjasama, Pemasaran, JAS,   Datin,   Prodi   Sl,   Prodi   S2,  Humas  &   Kesekretariatan,   Kamtibpus, Perkuliahan, BAA. Dimana 9 diantaranya mepunyai nilai sempuma. Terdapat 4 unit kerja yang mendapat temuan.